Wniosek o powierzenie karty płatniczej na czas delegacji służbowej wraz z uzasadnieniem pracownik składa w Dziale Finansowym co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem. Dany wyjazd będzie stanowić delegację, lub nie, w zależności od tego, w jaki sposób pracodawca i pracownik uregulują miejsce pracy w umowie o pracę. Miejsce pracy może być określone węziej lub szerzej, ale zawsze musi odpowiadać rzeczywistemu zakresowi „geograficznemu”, w którym pracownik realizuje swoje zwykłe, powtarzalne czynności.

7.1. Kurs stosowany do rozliczania zagranicznej podróży służbowej dla celów podatkowych

  • Pracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego w umowie o pracę jako miejsce pracy ma wskazane województwo łódzkie.
  • W przypadku fundowania przez zakład pracy osobie wysłanej w delegację posiłku przy jego kwalifikacji nie należy kierować się tylko jego nazwą, ale przede wszystkim brać pod uwagę porę jego zapewnienia oraz charakter.
  • Podstawową formą wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych jest forma bezgotówkowa, tj.

Należy pamiętać, że kwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej i związane z tym zwolnienia podatkowo-składkowe świadczeń otrzymywanych z tego tytułu przez pracownika muszą się opierać na faktycznym udokumentowaniu wyjazdu. Udokumentowaniem będzie polecenie wyjazdu, które do celów rozliczeniowych powinno jednak mieć formę pisemną. Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika zwolnione są ze składek ZUS – do wysokości wyznaczonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Bez składek pozostają więc jedynie należności w wysokościach nieprzekraczających kwot określonych dla pracowników sfery centrum szczecina budżetowej.

Za bardzo kontrowersyjne uznaje się jednak odpowiednie stosowanie tej regulacji do czasowej zmiany miejsca pracy. Miejsce pracy i rodzaj pracy to bowiem 2 równe postanowienia umowne, natomiast art. 42 § 4 k.p. Należy więc odrzucić możliwość dokonania przez pracodawcę jednostronnej, czasowej zmiany miejsca pracy pracownika bez zmiany umowy o pracę. Rozporządzenie o podróżach służbowych nie zawiera zamkniętego katalogu świadczeń delegacyjnych. Dlatego nie można z faktu, że odnosi się wprost jedynie do zwrotu kosztów przewozu bagażu przy wyjazdach zagranicznych, wnioskować, że przy delegacjach na obszarze kraju jest to zawsze niedopuszczalne. Zgoda na opłacenie przewozu bagażu osobistego przy wyjeździe krajowym o znacznej długości może być w niektórych przypadkach uzasadniona.

1. Czas trwania podróży zagranicznej

W sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy nieobecność w pracy usprawiedliwia m.in. Oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończone w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny. Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące do spania – przejazd w przedziale sypialnym z kuszetką.

Połączenie podróży służbowej z pobytem prywatnym

Pracownik odbył ją prywatnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Zaliczka jest przyznawana w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej. Kolejna wątpliwość jest związana z nieokreśleniem przez ustawodawcę ważności takich oświadczeń. Pracownik składa bowiem oświadczenie, ale nie ma pewności, czy pracodawca jest nim związany. Należy przyjąć, że jeżeli oświadczenia są wiarygodne, to nie ma podstaw do ich nieuwzględniania przy rozliczeniu (przy założeniu, że nie są to nieuzgodnione wcześniej inne wydatki, gdyż wówczas pracodawca musi zgodzić się na ich zwrot).

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% tego limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu (§ 16 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych.

Reasumując, z uwagi na charakter i formę posiłków profilaktycznych nie powinno się ich traktować jako bezpłatnego posiłku (np. obiadu) zmniejszającego kwotę diety. Pracodawca zwrócił pracownikowi kwotę 50,33 zł (850,33 zł – 800,00 zł). Przed wyjazdem otrzymał od pracodawcy zaliczkę w kwocie 800 zł. 1 jest składane według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

W efekcie wyklucza to prawo do ryczałtów tych pracowników, którzy zadanie przydzielone w ramach podróży służbowej muszą wykonywać w porze nocnej, a z odpoczynków korzystają w ciągu dnia. Zwrot kosztów noclegu w podróży krajowej w wysokości stwierdzonej rachunkiem nie może przekroczyć 600 zł za jedną dobę hotelową. Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego z Płocka do Gdańska w celu ustalenia warunków współpracy z kontrahentem. Podróż służbowa trwała od 6 marca (godz. 17.00) do 8 marca (godz. 18.20).