Gdy dana osoba ma pracować, w ramach zwykłych swoich zadań, w niektórych bądź wszystkich punktach jednostki, każdy z tych punktów powinien zostać wymieniony w umowie o pracę. W takim przypadku pracodawca będzie dookreślać (w grafikach pracy lub na podstawie poleceń) okres pracy w poszczególnych punktach. Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy, które najczęściej ma formę pisemną. Skoro podróż służbowa jest wyjazdem na polecenie pracodawcy, to pewne wyjazdy nie mogą zostać uznane za delegację.

  • Natomiast przy wyjeździe poza UE polskie ubezpieczenie zdrowotne nie obowiązuje.
  • Spółka XYZ wysłała w podróż służbową Kingę Z. Miała ona zapewnione pełne wyżywienie, począwszy od obiadu pierwszego dnia.
  • W przepisach brakuje jednak informacji, czy pracodawca może domagać się od pracownika takiego oświadczenia.

Pracownik powinien rozliczyć się z kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Niestety, przepisy nie wskazują, w jakim czasie pracodawca powinien rozliczać podwładnym delegacje i wypłacać przysługujące im z tego tytułu należności. A skoro tak, to trzeba odwołać się do art. 455 k.c., stanowiącego, że gdy termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Najważniejsze zasady rozliczania czasu podróży służbowej

Właściciel firmy jest nierzadko zobowiązany reprezentować ją zarówno w kraju, jak i za granicą, w związku z czym musi odbywać podróże służbowe. Choć z ich tytułu nie wypłaca sam sobie diet ani ryczałtów przysługujących pracownikom, jednak wydatki poniesione na takie podróże może wliczać do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli podróże mają na celu osiągnięcie przychodu oraz uzyskanie lub utrzymanie źródła przychodu. Osoba prowadząca własny biznes jest przykładowo uprawniona do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas tych podróży do wysokości wskazanej w rozporządzeniu delegacyjnym. Przedstawił rozliczenie delegacji, w którym nie odniósł się do wyżywienia zapewnionego w cenie noclegu (w cenie miał zapewnione śniadanie).

TESTUJ INFORLEX przez 5 dni za darmo!

Każdy taki wyjazd poza Legionowo, nawet krótkotrwały, oznacza w przypadku tego kierowcy podróż służbową. Określenie miejsca pracy tej osoby jako obszaru powiatu Legionowo nic w tym zakresie nie zmienia. Pracownik będący kierowcą w przewozie międzynarodowym podróżował 15 dni w miesiącu do Niemiec. Z tego tytułu pracodawca wypłacał mu do tej pory diety w wysokości 49 euro (stawka diety według rozporządzenia) oraz ryczałt za nocleg w wysokości 37,50 euro (25% limitu według rozporządzenia).

ZUS od należności delegacyjnych

W rozporządzeniu o podróżach służbowych (§ 4 ust. 2) podano przykładowy katalog „innych wydatków” ponoszonych przez pracownika podczas delegacji, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej. Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

1.2. Ograniczenie możliwości zlecania wyjazdów

Przepisy wprost nie ograniczają możliwości rozliczenia kosztów przewozu bagażu osobistego pracownika, jednak dotyczy to jedynie wyjazdów zagranicznych. Biorąc pod uwagę dosyć restrykcyjne podejście organów kontrolnych do kwestii związanych z delegacjami, z wydatkiem takim przy wyjeździe krajowym należy uważać i ograniczyć go do tych przypadków, w których cena biletu określonego środka transportu nie zapewnia przewozu bagażu. Wydatki na leczenie – jako u zbycha szczecin koszty podróży służbowej pracownika – stanowią koszty uzyskania przychodów pracodawców. Z powodu strajku obsługi lotniska został odwołany lot, którym miał wrócić.

3. Noclegi

Dojazd na dworzec, chociaż czasochłonny i pociągający za sobą określone koszty, nie jest przejazdem w ramach podroży służbowej. Jeżeli pracownik mieszkałby w którejś z miejscowości leżących obok Warszawy, np. W Łomiankach, to pracodawca miałby możliwość wskazania na tę miejscowość jako miejscowość rozpoczęcia podróży i rozliczenia kosztów dojazdu na dworzec w Warszawie.

Odbiór i zwrot pojazdu po czasie

Pracodawca, pobierając oświadczenie od pracownika, nie tylko uzyskuje informacje niezbędne do rozliczenia, ale również ma podstawę, aby pociągnąć pracownika do odpowiedzialności w razie wykrycia, że podał nieprawdziwe informacje. Może to być istotne w kontrolnym postępowaniu podatkowym i z udziałem ZUS, a w sferze budżetowej także z punktu widzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie będzie możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Obejmuje to zarówno sytuacje, w których pracownik nie mógł otrzymać takiego dokumentu (np. awaria zasilania uniemożliwiająca wydruk faktury), jak i sytuacje, gdy go utracił (np. zagubił).